Tax compliance w średniej firmie – od czego zacząć?
Dyrektor finansowy hurtowni elektroniki dowiaduje się z pisma urzędu skarbowego, że jeden z dostawców, od którego firma przez pół roku kupowała telefony w atrakcyjnych cenach, był ogniwem karuzeli VAT, a organ kwestionuje prawo do odliczenia podatku z jego faktur. Towar był prawdziwy, płatności przelewem, a dokumenty kompletne, jednak urzędnicy pytają, czy firma dochowała należytej staranności przy wyborze kontrahenta i jakie dowody może na to przedstawić. W takich sytuacjach doradztwo compliance w obszarze podatków okazuje się równie ważne jak rzetelna księgowość, bo liczy się nie tylko poprawność rozliczeń, ale też zdolność do wykazania, że firma działała ostrożnie. W tym tekście opisuję, czym jest tax compliance, o jakich obowiązkach firmy często zapominają, jak budować procedury weryfikacji kontrahentów i kiedy warto sięgnąć po wsparcie z zewnątrz.
Czym jest tax compliance?
W najprostszym ujęciu tax compliance oznacza zgodność działalności firmy z przepisami podatkowymi. W praktyce chodzi o system zasad i procesów, które pozwalają prawidłowo identyfikować obowiązki, terminowo je wykonywać, wychwytywać błędy i reagować na ryzyka, zanim zainteresuje się nimi organ. Taki system obejmuje rozliczenia, dokumentację, weryfikację kontrahentów, podział odpowiedzialności i komunikację z doradcami.
Różnica między poprawną księgowością a tax compliance jest istotna. Księgowość odpowiada na pytanie, jak zaksięgować daną operację, natomiast system zgodności pyta także o to, czy operacja w ogóle powinna się odbyć, czy kontrahent jest wiarygodny i czy firma będzie w stanie obronić swoje stanowisko za kilka lat.
Obowiązki, o których firmy zapominają
Poza podstawowymi rozliczeniami przepisy podatkowe nakładają na przedsiębiorców szereg obowiązków zależnych od wielkości firmy i rodzaju transakcji. Część z nich bywa przeoczona, zwłaszcza gdy firma szybko rośnie i przekracza kolejne progi. Poniższe zestawienie pokazuje kilka przykładów.
| Obowiązek | Kogo dotyczy w uproszczeniu | Ryzyko przy zaniedbaniu |
|---|---|---|
| Wewnętrzna procedura dotycząca schematów podatkowych (MDR) | m.in. podmioty o przychodach lub kosztach powyżej 8 mln zł, które mogą być promotorami lub wspomagającymi | kary pieniężne za brak procedury lub jej niestosowanie |
| Publikacja informacji o realizowanej strategii podatkowej | podatnicy CIT o przychodach przekraczających równowartość 50 mln euro oraz podatkowe grupy kapitałowe | kary pieniężne i ryzyko reputacyjne |
| Płatności na rachunki z wykazu podatników VAT | przedsiębiorcy płacący kontrahentom powyżej 15 000 zł | brak możliwości zaliczenia wydatku do kosztów i odpowiedzialność solidarna za VAT kontrahenta |
| Mechanizm podzielonej płatności | transakcje powyżej 15 000 zł dotyczące towarów i usług wymienionych w ustawie o VAT | sankcje w VAT i odpowiedzialność karna skarbowa |
| Fakturowanie w Krajowym Systemie e-Faktur | czynni podatnicy VAT, zgodnie z harmonogramem obowiązkowego KSeF | sankcje za wystawianie faktur poza systemem |
Progi i szczegóły tych obowiązków bywają zmieniane, dlatego przegląd obowiązków warto powtarzać przy każdej istotnej zmianie skali działalności. Przekroczenie progu przychodowego to dobry moment na sprawdzenie, czy firma nie weszła w krąg nowych obowiązków, o których nikt w zespole jeszcze nie wie.
Należyta staranność w VAT – scenariusz z hurtowni
Wróćmy do hurtowni ze wstępu. Organy podatkowe i sądy przyjmują, że podatnik, który nie wiedział i przy dochowaniu należytej staranności nie mógł wiedzieć o oszustwie w łańcuchu dostaw, nie powinien tracić prawa do odliczenia VAT. Kluczem jest jednak to, czy firma potrafi wykazać, że rzeczywiście zachowała ostrożność.
Dyrektor finansowy zbiera dokumenty i okazuje się, że weryfikacja dostawcy ograniczyła się do sprawdzenia, czy jest czynnym podatnikiem VAT. Nikt nie zwrócił uwagi na to, że spółka powstała kilka miesięcy wcześniej, nie miała magazynu ani strony internetowej, a oferowała ceny wyraźnie niższe od rynkowych. Przy weryfikacji kontrahentów przydaje się zwracanie uwagi na sygnały takie jak:
- krótki staż kontrahenta na rynku przy jednocześnie dużych obrotach;
- ceny znacząco niższe od rynkowych bez racjonalnego wyjaśnienia;
- brak siedziby, magazynu lub zaplecza adekwatnego do skali działalności;
- częste zmiany zarządu, wspólników lub rachunków bankowych;
- kontakt wyłącznie przez komunikatory i niechęć do spotkań;
- propozycja płatności na rachunek innego podmiotu niż wystawca faktury.
Pojedynczy sygnał nie musi oznaczać oszustwa, ale ich połączenie powinno skłonić firmę do pogłębionej weryfikacji albo rezygnacji z transakcji. Ważne jest też udokumentowanie podjętych kroków, na przykład przez zachowanie wydruków z rejestrów, notatek ze spotkań czy korespondencji.
Odpowiedzialność osób w firmie
Kodeks karny skarbowy przewiduje odpowiedzialność osób fizycznych, które zajmują się sprawami gospodarczymi, w szczególności finansowymi, przedsiębiorcy. Oznacza to, że za błędy w rozliczeniach mogą odpowiadać członkowie zarządu, dyrektorzy finansowi czy główni księgowi, jeśli to oni faktycznie odpowiadali za dany obszar. Dlatego w firmach coraz większą wagę przykłada się do formalnego podziału obowiązków podatkowych.
Przepisy przewidują też instytucje pozwalające ograniczyć konsekwencje błędów, takie jak korekta deklaracji czy zawiadomienie o popełnieniu czynu zabronionego, często nazywane czynnym żalem. Skorzystanie z tych instytucji wymaga szybkiej reakcji, bo ich skuteczność zależy między innymi od tego, czy organ nie wiedział już wcześniej o nieprawidłowości.
Jak zbudować procedury podatkowe?
Średnia firma nie potrzebuje rozbudowanego działu podatkowego, ale kilku jasnych zasad, które pozwolą panować nad ryzykiem. Przy ich tworzeniu pomaga przejście przez kilka etapów:
- Spisać obowiązki podatkowe firmy, uwzględniając jej wielkość, rodzaj działalności i rynki, na których działa.
- Przypisać każdy obowiązek do konkretnej osoby i jej zastępcy.
- Wprowadzić procedurę weryfikacji nowych kontrahentów, z jasnym zakresem sprawdzeń zależnym od wartości transakcji.
- Ustalić zasady konsultowania nietypowych transakcji z doradcą podatkowym przed ich przeprowadzeniem.
- Prowadzić rejestr wydanych interpretacji, opinii i decyzji dotyczących firmy.
- Regularnie przeglądać procedury po zmianach przepisów i istotnych zmianach w działalności.
Kiedy przydaje się wsparcie z zewnątrz?
Bieżące rozliczenia firma może prowadzić samodzielnie lub z pomocą biura rachunkowego, jednak przy budowie systemu tax compliance i w sytuacjach kryzysowych przydaje się szersze wsparcie. Doradca podatkowy oceni prawidłowość rozliczeń, natomiast przy ryzyku odpowiedzialności karnej skarbowej znaczenie ma też udział prawnika specjalizującego się w tej dziedzinie. Kancelaria compliance łącząca te kompetencje może pomóc w przygotowaniu procedur, ocenie ryzyka i obronie stanowiska firmy. Przykładowe zestawienie obszarów, w których kancelarie oferują takie wsparcie, w tym tax compliance obok procedur antykorupcyjnych i ochrony danych, można znaleźć pod adresem https://jdp-law.pl/compliance/.
Adwokat compliance przydaje się szczególnie wtedy, gdy wobec firmy lub jej pracowników toczy się postępowanie karne skarbowe albo gdy firma rozważa złożenie czynnego żalu. Decyzja o takim kroku wymaga starannej oceny, bo wiąże się z ujawnieniem informacji organowi.
Od czego zacząć?
Compliance doradztwo w obszarze podatków najlepiej rozpocząć od prostego pytania o to, jak firma sprawdza nowych dostawców i czy mogłaby za kilka lat wykazać, że zrobiła to starannie. Jeśli odpowiedź ogranicza się do sprawdzenia statusu VAT, rozszerzenie procedury weryfikacji i uporządkowanie dokumentacji może być najtańszą ochroną przed sporem z urzędem. Kolejnym krokiem jest przegląd obowiązków zależnych od wielkości firmy, bo przekroczenie progów często następuje niezauważenie, w trakcie szybkiego rozwoju.
